Menambah masa hangus / berlaku email Outlook akan membuat email terkirim otomatis terhapus setelah expired. Misal ketika Anda mengirim email, anda atur email tersebut agar hangus setelah 7 hari. Maka setelah jangka waktu tersebut tercapai email tersebut akan otomatis hangus lalu terhapus dari email Outlook.
Bedanya dengan Outlook proses pengaturan agar email otomatis terhapus ini tidak sesederhana yang disediakan oleh Gmail. Dimana Anda bisa kirim email rahasia yang otomatis terhapus setelah jangka waktu tertentu. Lebih dari itu email tidak bisa diteruskan, download bahkan print.
Tapi meskipun begitu cara ini akan sangat bermanfaat untuk menyortir email yang dirasa masih penting, atau masih berlaku dan email yang sudah tidak relevan lagi. Email Outlook yang sudah hangus / kadaluarsa akan ditandai dengan coretan, lalu bisa diberi pengaturan agar otomatis terhapus.
Cara Setting Masa Berlaku Email Outlook
Menambah masa expired atau masa aktif email pada Outlook bisa dilakukan pada email yang kita buat ataupun email yang kita terima. Setelah email melewati masa aktif / hangus maka email tersebut akan diformat dengan tampilan yang berbeda. Biasanya tampilan email mencolok dan ada coretan pada judul email dan isinya. Jadi dengan begini kita bisa membedakan mana email yang masih diperlukan, dan mana email yang sudah tidak dibutuhkan lagi.
Untuk menambah masa expired email pada Outlook itu mudah saja, silakan ikuti langkah berikut:
- Buat email baru seperti biasa => New Message lalu cari “Tag” di bagian menu.
- Pada menu Tag itu biasanya ada tanda panah kecil, klik tanda panah tersebut.
- Setelah itu jendela Properties akan muncul, di dalam properties ada opsi untuk menambahkan masa aktif email.
- Ceklis “Expires After”, lalu atur masa berlakunya yaitu dengan menentukan tanggal dan jamnya.
Cara Atur Masa Berlaku Email Outlook - Setelah selesai tutup bagian properties ini dan kirim email seperti biasa.
Gunakan Tanggal Hangus Sebagai Pengaturan Email
Sampai tahap di atas email sudah diklasifikasikan dengan email yang masih aktif, dan email yang sudah kadaluarsa tak terpakai. Tapi email yang sudah kadaluarsa ini tidak langsung terhapus. Adapun cara agar email Outlook otomatis terhapus maka anda bisa menambahkan pengaturan Auto Archive caranya:
- Klik File => Options => Advanced.
- Di bawah menu AutoArchive tekan AutoArchive Settings.
- Ceklis “Delete expired items…”
Atur Auto Archive Email Outlook – Penghapusan Otomatis - Sebagai tambahan bisa juga ceklis “Archive or delete old items”.
Serupa: Cara Menghapus Email Sekaligus dari Pengirim Tertentu
Maka dengan langkah di atas semua email yang sudah melewati masa aktif atau hangus maka akan otomatis terhapus. Pengaturan lain, Anda juga bisa menambahkan email lama ke dalam kategori email yang hangus secara otomatis. Ini berlaku hanya untuk email terkirim. Caranya gampang saja, masuk ke pengaturan umum Outlook (Outlook options) => di bagian sub menu “Mail” ceklis “Mark emails as expired after this many days”. Dan jangan lupa tentukan berapa lama masa berlakunya. Dengan cara ini maka email yang sudah terkirim selama sekian hari akan otomatis tersortir pada email hangus. Jadi lebih mudah membedakan email yang berlaku versus emal yang sudah tak terpakai lagi.
